Vamos a ver como realizamos un combinar correspondencia entre Word y Excel.
Esto nos permite tener una plantilla en Word, unos datos en Excel por ejemplo de los empleados de una empresa, y en lugar de realizar distintos documentos en Word por cada empleado, lo que hacemos es tener una plantilla de un documento y una especie de base de datos, que nos permite imprimir un documento por cada registro.
Primero tenemos un archivo de Word con un texto:
Partimos de este documento. Y tenemos un archivo de Excel con los empleados:
Primero abrimos el documento de word, y nos vamos al menú de Correspondencia.
Nos vamos a Seleccionar Destinatarios, luego Usar una lista existente, el siguiente paso es buscar nuestro archivo excel que es donde tenemos los datos de nuestros clientes y una vez encontrado pinchamos en abrir, y en mi caso nos saldrá esta ventana.
Como vemos tenemos pinchada que la primera fila de datos contiene encabezados de columna, y ahora pulsamos en Aceptar.
El siguiente paso es insertar los campos en el lugar correspondiente.
Dentro del documento de Word pulsamos en después de "llamo" dejando un espacio entre dicha palabra y el nombre, para insertar el nombre pulsamos en Insertar Campo Combinado, y vamos eligiendo cada campo, insertándolo en lugar correcto en el documento.
Y seguimos igual, insertando los campo necesarios, quedándonos así:
El siguiente paso es ver el documento con nuestros datos, y para ello pinchamos en Vista Previa de Resultados
Quedándonos de la siguiente manera, si le damos a las flechita iremos de un registro a otro, y si donde se encuentra el 1 ponemos otro número nos mostrará ese registro:
Ya podemos ver los datos, pero aquí no queda todo, ya que podemos ver todos los documentos que nos crea, que para mi esta funcionalidad no me es interesante, la que si me interesa es imprimir los registro que deseo.
Para ello si nos vamos a Finalizar y Combinar,
Si pulsamos en dicho icono, elegimos las opción Editar Documentos Individuales, nos creará un archivo nuevo con una copia de cada documento con cada registro, es decir si tenemos 10 registros, y nuestro documento ocupa una página, nos creará un documento de 10 páginas, donde veremos la carta realizada con cada registro.
La otra opción que si suelo utilizar es la de Impresión, al pulsar en él nos muestra el siguiente dialogo:
Desde aquí podemos imprimir nuestra carta con cada registro que tenemos, podemos imprimir el registro actual que vemos en el documento, y poder elegir los registros que queremos imprimir.
También tenemos otra opción, que nunca he utilizado que es enviar mensajes por correo electrónico, que nos sale otro cuadro:
En Para nos muestra los campos que tiene nuestra base de datos , escribir el asunto, y en el caso de Formato de correo podemos elegir:
- Datos Adjuntos,
- Texto sin formato
- Html
Y luego podemos elegir Todos los Registros, registro actual o elegir desde y hasta que registro.
Suelo utilizar mucho en mis plantillas de Word el combinar correspondencia, ya que me ahora mucho trabajo.
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