Normativa sobre el Libro de Registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería

 Debido a la gran número de establecimientos de hostelería que poseemos en la Aldea de El Rocío he visto conveniente realizar la entrada de lo que la normativa sobre el Libro de registros que estos establecimientos deben poseer para realizar correctamente las inscripciones de las huespedes que se quedan en el mismo.

Si nos vamos a la web del Ministerio del Interior, y exactamente a ésta web:

Libro de Registro de Huéspedes

Aquí por supuesto se encuentra, en la parte de descargas para obtener la normativa en pdf.

La orden que vamos a tratar es la ORDEN INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.

En la primera parte nos establece, en su párrafo tercero nos dice:

Según lo dispuesto en el artículo1 del Decreto 1513/1959, de 18 de agosto, los establecimientos de hostelería tienen la obligación de llevar un libroregistro de viajeros. De igual forma, el artículo 2 del citado Decreto establece que toda persona mayor de dieciséis años, que se aloje en uno de aquellos establecimientos, deberá firmar un parte de entrada.

Por lo que nos dice entendemos que el Libro de Registros es obligatorio.

En su párrafo quinto nos dice:

La obligación de cumplimentar el libro-registro, así como la de presentar o remitir a las correspondientes Comisarías de Policía o Puestos de la Guardia Civil, en su caso, el parte de entrada de viajeros, confeccionado con arreglo a modelo oficial, viene impuesta por razón de la naturaleza de la actividad sobre la que recae, sin que ello obste para la aplicación de procedimientos que, de acuerdo con la evolución de la técnica, permitan a los establecimientos una mayor flexibilidad y economía, siempre que ello no constituya merma de la seguridad indispensable para garantizar la efectividad del citado control.

Hace unos pocos de años, los libros de registros eran obligatorio presentarlos en los cuarteles de la Guardia Civil o de la Policía Nacional, donde allí eran revisados y cumplimentados por cada cuerpo.

Esto ha cambiado y ahora todo se hace telemáticamente, como da esa posibilidad en el siguiente párrafo de la norma, que nos dice:

Dado el auge que en nuestra sociedad está teniendo la utilización de medios informáticos y las comunicaciones a través de Internet, es aconsejable proceder a revisar la normativa actual a fin de acomodarla a estos nuevos medios.

En el apartado Primero se establece el Ámbito de la Aplicación, que nos dice:

a) Los establecimientos de hostelería a que se refiere el artículo 1 del Decreto 1513/1959, de 18 de agosto, definidos en el artículo 2 del Decreto 231/1965, de 14 de enero, como aquellos dedicados de modo profesional o habitual mediante precio, a proporcionar habitación a las personas, con o sin otros servicios de carácter complementario.

b) Los campings, apartamentos, «bungalows» y otros alojamientos similares de carácter turístico regula dos en la Orden del Ministerio de Información y Turismo de 28 de julio de 1966 y en el artículo 1 del Decreto 393/1974, de 7 de febrero.

Por lo que esta orden es de aplicación a todos los tipos de establecimientos turísticos, hasta los nuevos como las viviendas turísticas.

En el apartado Segundo se Regula los Partes de entrada y libro de registro. Este artículo nos dice:

1. Los impresos de partes de entrada de viajeros se ajustarán al modelo señalado en el Anexo y serán generados por los propios establecimientos a que se refiere la presente Orden.

2. Los establecimientos antes mencionados podrán cumplimentar los impresos de partes de entrada por procedimientos manuales o por procedimientos informáticos, pero el viajero deberá firmar dicho parte de manera inexcusable.

3. Una vez cumplimentado y firmado el impreso, quedará en el establecimiento a efectos de confección de un libro-registro, ordenándose de forma correlativa y constituyendo libros o cuadernos que integrarán un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500.

4. El libro-registro del establecimiento de que se trate constituido conforme a lo previsto en el párrafo anterior, estará en todo momento a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad con competencia en la materia, quedando los establecimientos obligados a exhibirlo cuando a ello sean requeridos.

5. Los establecimientos deberán conservar los libros-registro durante el plazo de tres años, a contar desde la fecha de la última de las hojas registro que los integran.

En el punto primero nos establece el modelo para registra a cada huésped que vaya a quedarse en nuestro establecimiento, que es el Anexo a la orden.

Da la posibilidad de realizar el parte de entrada de forma manual o por procedimientos informáticos. Pero por lo que se entiende es obligatorio imprimir el mismo, ya que debe ser firmado por el viajero.

En el punto 3 se establece que estos partes confeccionados formarán el libro de registro, además debe tener un orden de forma correlativa, y el libro debe tener un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500.

El tiempo de conservación de estos libros es de tres años a contar desde la fecha de la última hoja de registro.

En el apartado Tercero se establece la comunicación de datos a las dependencias policiales:

1. Los establecimientos comprendidos en el ámbito de aplicación de la presente Orden deberán comunicar a las dependencias policiales la información contenida en las hojas-registro a que se refiere el apartado anterior, por cualquiera de los siguientes sistemas:

1.1 Presentando directamente o cursando por correo a la Comisaría de Policía o, en su defecto, al

Puesto de la Guardia Civil que corresponda, dos copias de la hoja-registro, una de las cuales quedará en la dependencia policial y la otra, convenientemente sellada, se devolverá al establecimiento como acreditación del cumplimiento de su obligación.

La remisión de las copias de las hojas-registro por correo únicamente podrá efectuarse en caso de establecimientos situados en municipios en que no existan dependencias policiales.

1.2 Transmitiendo mediante fax a la Comisaría de Policía o, en defecto de ésta, a la Comandancia de la Guardia Civil correspondiente la información contenida en las hojas-registro o un listado de dicha información, siempre que aquéllas cuenten con los medios de recepción idóneos y tengan capacidad funcional para ello.

Recibida la información, la Comisaría de Policía o, en su caso, la Comandancia de la Guardia Civil acreditarán a los establecimientos dicha recepción, bien mediante el envío a aquéllos de un FAX acusando recibo de la información comunicada, bien remitiéndoles por correo una copia convenientemente sellada.

1.3 Entregando directamente en las correspondientes dependencias policiales los soportes magnéticos que contengan la información requerida, siempre que tales dependencias estén dotadas de medios informáticos idóneos para su recepción y tratamiento.

Dichas dependencias entregarán a los establecimientos un documento acreditativo de la recepción de la información contenida en los soportes magnéticos y los devolverán al respectivo establecimiento.

1.4 Mediante transmisión de ficheros vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Policía o de la Dirección General la Guardia Civil, según el caso, que darán por recibida la información por el mismo sistema.

2. La utilización de cualquiera de los sistemas señalados no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente. 

3. Los establecimientos deberán proponer a las correspondientes dependencias policiales el sistema, de entre los señalados en el apartado anterior, que utilizarán como medio habitual de comunicación de la información.

Este apartado establece lo que anteriormente se realizaba, ya que ahora se envían todos los registros vía Internet, como crea esa posibilidad en el punto 1.4, y en estos momentos en El Rocío todos los establecimientos los hacen de esta forma.

En el apartado Cuarto nos habla sobre los plazos, que nos dice:

 La información contenida en las hojas-registro deberá ser comunicada por cualquiera de los sistemas a que se refiere el apartado anterior a las dependencias policiales dentro de las veinticuatro horas siguientes al comienzo del alojamiento de cada viajero.

Establece que debe realizarse dentro del plazo de veinticuatro horas siguientes al comienzo del alojamiento.